Stand: Juli 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der App DocSentry („App") nach Art. 13 DSGVO.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
AKK-IT
Inhaber Alexander Kick
Johannes-R.-Becher-Str. 14
39218 Schönebeck
E-Mail: docsentry@outlook.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht liegen nicht vor.
DocSentry ist eine datenschutzfreundliche („privacy-first") App. Ihre Dokumente, die daraus erkannten Texte (OCR) und alle daraus extrahierten Informationen werden ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät verarbeitet und verschlüsselt gespeichert. Es gibt keinen Server des Anbieters, auf dem diese Inhalte gespeichert oder ausgewertet würden.
Insbesondere:
Hinweis zur Texterkennung: Auf Android nutzt die Scan-/Texterkennungsfunktion Google ML Kit. Dabei übermittelt Google als technischer Systemdienst Dienst-Telemetrie (z. B. Gerätemodell, Betriebssystem-Version, App-Version, Laufzeit- und Fehlermetriken) an Google; diese Übermittlung ist Teil der Google-Play-Dienste und durch die App nicht abschaltbar. Dabei werden niemals Dokumenteninhalte übertragen. Auf iOS erfolgt die Texterkennung vollständig auf dem Gerät.
Auf Ihrem Gerät (verschlüsselt, lokal) verarbeitet die App je nach Nutzung:
Die Kernfunktionen arbeiten offline. Einzelne Funktionen senden Daten nur dann über das Internet, wenn Sie sie aktiv einrichten oder auslösen. Standardmäßig verlässt kein Dokumenteninhalt Ihr Gerät.
Wenn Sie ein Cloud-Backup einrichten, wird ausschließlich eine vollständig verschlüsselte Sicherungsdatei (.dsvault, AES-256-GCM) zu dem von Ihnen gewählten Anbieter hochgeladen (z. B. Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud oder Ihr eigener SFTP-/FTPS-Server). Der Anbieter sieht nur unlesbare, verschlüsselte Daten. Je nach Anbieter kann dabei eine Übermittlung in ein Drittland (z. B. USA) erfolgen; Grundlage hierfür sind die Garantien der jeweiligen Anbieter nach Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln / Angemessenheitsbeschluss). Bitte beachten Sie zusätzlich die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.
Wenn Sie ein E-Mail-Konto hinterlegen, verbindet sich die App verschlüsselt (IMAPS/TLS) mit Ihrem eigenen Postfach, um PDF-Anhänge zu finden und zu importieren. Ihre Zugangsdaten (App-Passwort bzw. OAuth-Token) werden im sicheren Schlüsselspeicher des Geräts abgelegt. Es werden keine DocSentry-Dokumente nach außen gesendet.
Wenn Sie diese Prüfung ausdrücklich aktivieren und einwilligen, wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Dokument-Ausstellers an den Dienst EU-VIES der Europäischen Kommission übermittelt (nur Ländercode und Nummer; optional Ihre eigene USt-IdNr. zur Erstellung einer Konsultationsnummer). Es werden keine weiteren Dokumentdaten gesendet.
Wenn Sie diese Prüfung auslösen, werden öffentliche Registerangaben des Ausstellers (Registernummer, Amtsgericht und ggf. der Firmenname als Suchbegriff) in einem isolierten In-App-Browser an handelsregister.de übermittelt — keine weiteren Dokumentinhalte.
Für die lokale Prüfung von Bankleitzahlen/Adressen können öffentliche Referenzdateien (z. B. Deutsche Bundesbank, openPLZ) heruntergeladen werden. Für die lokale Suche kann ein KI-Modell heruntergeladen werden. Diese Downloads übertragen keine Nutzer- oder Dokumentdaten an den Anbieter.
Die App ist in der Grundversion kostenlos; die einmalige Freischaltung „DocSentry Unlimited" ist ein optionaler Kauf. Erwerb und Zahlung werden über Google Play abgewickelt; Google verarbeitet den Zahlungsvorgang eigenverantwortlich (es gelten die Datenschutzhinweise von Google). Zum Freischalten sowie zum Prüfen und Wiederherstellen Ihrer Berechtigung kommuniziert die App mit Google Play (z. B. Abfrage der mit Ihrem Google-Konto vorhandenen Käufe). Dabei werden keine Dokumentinhalte übertragen; die Berechtigung („freigeschaltet ja/nein") wird lediglich lokal im sicheren Speicher zwischengespeichert.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben und nicht Voraussetzung eines Vertragsschlusses; Sie sind zur Eingabe nicht verpflichtet. Ohne die jeweilige Eingabe kann die betreffende Funktion jedoch nicht genutzt werden (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO). Sollten wir Ihre Daten zu einem anderen als dem Erhebungszweck verarbeiten, informieren wir Sie zuvor (Art. 13 Abs. 3 DSGVO).
Ein Datenfluss an Dritte findet nur statt, wenn Sie eine der optionalen Funktionen unter Ziff. 4 nutzen oder einen In-App-Kauf tätigen. Empfänger sind dann der jeweils von Ihnen gewählte Dienst (Cloud-Anbieter, Ihr E-Mail-Provider, EU-VIES, Handelsregister) bzw. bei einem Kauf Google (Google Play als Abrechnungs- und Zahlungsabwickler). Soweit dabei eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, stützt sich diese auf die Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Ohne Nutzung dieser Funktionen und ohne In-App-Kauf werden keine personenbezogenen Daten an Dritte übermittelt.
Lokal gespeicherte Daten verbleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie das jeweilige Dokument löschen, die Ablage zurücksetzen oder die App deinstallieren. Bei aktiviertem Cloud-Backup greift eine Rotation der Sicherungsdateien beim jeweiligen Anbieter.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Da die Daten lokal liegen, üben Sie viele dieser Rechte unmittelbar in der App aus (Bearbeiten, Löschen, Zurücksetzen der App). Für weitere Anliegen erreichen Sie uns unter den Kontaktdaten in Ziff. 1.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.
Die lokale Auswertung Ihrer Dokumente dient nur der Strukturierung und der Erinnerung. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Abgeleitete Hinweise (z. B. zu Fristen oder Rechten) sind rein informatorisch und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Für Auskünfte und die Ausübung Ihrer Rechte: docsentry@outlook.com.
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich die tatsächliche Verarbeitung, die Rechtslage oder unsere Dienste ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie vorab in der App. Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, holen wir eine neue Einwilligung gesondert und freiwillig ein; im Übrigen dient die Aktualisierung Ihrer Information und ist keine Voraussetzung für den weiteren Zugriff auf Ihre lokal gespeicherten Daten. Es gilt jeweils die aktuelle, in der App abrufbare Fassung.